Una de las novedades más interesantes que hemos visto aterrizar en Office 365 es Planner, una suerte de espacio para grupos de trabajo y gestión de proyectos de muy sencilla y enormes posibilidades, lamentablemente junto a su sencillez de creación y gestión le acompañan también algunos defectos de privacidad que con el cybertruco de hoy vamos a ver cómo podemos solucionar.

Microsoft Office 365 Planner

Planner es un producto muy bueno, permite a cualquier usuario generar rápidamente, simplemente indicando un nombre y un nivel de privacidad (público o privado), un espacio de trabajo con todo lo necesario para llevar a cabo casi cualquier proyecto. Esto incluye un espacio onedrive/sharepoint de subida de ficheros compartido, área para designar tareas y hacer seguimiento de las mismas, calendario compartido, notebook, conversaciones... Planner a su vez elimina la necesidad de muchos de estos grupos de disponer de un sitio de sharepoint, mucho más potente pero a su vez con un mayor coste IT de creación y mantenimiento.

Lamentablemente como decíamos la privacidad de Planner parece que no se ha establecido hasta el momento como la máxima prioridad, vamos a poner un ejemplo para ver claramente la problemática. El jefe de personal decide crear un Planner llamado "Reducción de personal" y añade como miembros a 2 jefes de departamento a los que afectará la reducción. El jefe de personal, marca el grupo como privado. A pesar de que pudiéramos pensar que este grupo está de alguna manera escondido para el resto de usuarios no es así. Cualquier usuario de nuestra instancia de Office, podría ir por ejemplo a su Outlook y a través de la función de descubrir grupos, le aparecería este en un listado y podría clickar en el y ver los miembros del grupo, como podemos ver en la siguiente imagen, e incluso pedir ser admitido como miembro. Eso si, el contenido del grupo permanece oculto...

Microsoft Office 365 Planner

Entonces tras consultar con el soporte de Microsoft, parece ser que este es el comportamiento esperado en estos momentos. lo cual no deja de ser aún un poco más preocupante por la falta de privacidad de estos grupos. Por suerte y aunque no sea una solución perfecta aún podemos actuar a través de Powershell como vamos a ver a continuación.

cmdlet Get-UnifiedGroup

Con este cmdlet obtendremos un listado de nuestros grupos en Office365, nombre, alias, servidor y tipo de acceso. Por ejemplo vamos a trabajar este ejemplo con el grupo 0cyberseguridad

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una vez vemos el alias, podemos ampliar detalles sobre el mismo con el comando

Get-UnifiedGroup -identity 0cyberseguridad | fl

Con este comando podemos ver el estado de algunas propiedades interesantes del grupo como son el AccessType (que ya podíamos ver en el listado anterior), el HiddenGroupMembershipEnabled y el HiddenFromAddressListsEnabled sobre los que trabajaremos y que por defecto tienen valor False. Como decíamos al crear un Planner marcamos si este será público o privado, afectando a la propiedad AccessType. Esta ya está ok entonces seguimos adelante.

cmdlet Set-UnifiedGroup

Con este cmdlet vamos a modificar las propiedades del Planner. Como decíamos nos interesa esconder tanto los miembros del mismo como el propio Planner de cualquier lista "pública". Idealmente alterariamos la propiedad HiddenGroupMembershipEnabled de la que hablábamos antes para esconder los usuarios del grupo, pero está actualmente bloqueada por Microsoft para uso interno y no podemos alterar su valor.

Entonces vamos a modificar la propiedad HiddenFromAddressListsEnabled, esto hará que nuestro Planner deje de aparecer "públicamente" en el listado, con el comando

Set-UnifiedGroup -Identity 0cyberseguridad -HiddenFromAddressListsEnabled $true

En estos momentos al no aparecer el Planner en ningún lista, teóricamente ningún usuario externo al mismo podría verlo ni pedir ser añadido al mismo. Como decíamos no es una solución perfecta pero si que nos permite aumentar la privacidad a unos niveles aceptables a la espera que Microsoft reaccione sobre este asunto y haga caso a las peticiones de usuario ya existentes en planner.uservoice.com