A la hora de gestionar cuentas de correo en Office 365 que hacen un uso intensivo de su capacidad, los administradores tenemos que trabajar con la función de archivo. Finalmente Microsoft ha introducido una funcionalidad a nivel de tenant para ayudarnos un poco en esta gestión y evitar los habituales problemas de cuentas llenas. Vamos a ver cómo podemos hacer un mejor uso de ella en este cybertruco.
Con el nombre de Auto Archiving for Exchange Online, llega una funcionalidad que afectará de manera general a todas las cuentas del tenant, por la que por defecto al llegar al 96% de capacidad los correos más antiguos se irán archivando a través del Managed Folder Assistant.
Configurando ell auto archivado a nivel de tenant en Office 365
Aquí tenemos que tener en cuenta sobretodo un par de cosas. La primera es que para que esto ocurra estas cuentas deberán tener activado el Archive, cosa que deberemos hacer nosotros mismos. Para ellos podemos ejecutar este comando en Powershell que auto asignará el archive a las cuentas al llegar al 90% de uso.
Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true
La segunda cosa a tener en cuenta es que solo archivarán los correos si en el archivo tenemos suficiente espacio..y creedme que a veces también se llega a este límite. Para ello podemos activar el archivo auto-incremental, y aún más cómodo es el hacerlo a nivel de tenant con el siguiente comando
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
Dicho esto, ya estaremos bastante preparados para que esta funcionalidad funcione sola, pero vamos a ver como podemos ajustarla aún más a nuestras necesidades. Por lo general como decíamos, se activará al 96% de uso. Los que tenemos experiencia en el dia a dia con el auto archivado, y me sorprendería gratamente que ahora cambiara, sabemos que la velocidad de esta funcionalidad muchas veces va por detrás de la capacidad del usuario de llenar la cuenta.. Por lo que muchas veces el usuario ha de mover a mano ingentes cantidades de correos que deberían haber sido movidas automaticamente..
Por suerte podemos bajar ese porcentaje de uso que lanza el autoarchivado hasta el 80% lo cual si deberia darnos un margen suficiente para olvidarnos de este problema. Para ello lanzaremos el siguiente comando en Powershell que afectará a todas las cuentas.
Set-OrganizationConfig –AutoArchivingThresholdPercentage 80
Aquí podemos definir un valor que vaya del 80 hasta el 100, y en caso que pongamos 100 deshabilitaremos el autoarchivado a nivel de tenant, por si no queremos usar esta función.
Por último una reflexión, ya sea por temas de gdpr o por temas de higiene digital, como administradores deberiamos reflexionar sobre la necesidad de mantener tal cantidad de datos en las cuentas, ya que si nos pusiéramos a analizar la inmensa mayoría de estos correos antiguos podrían y deberían ser eliminados.
Espero que os sea de utilidad
